Pembuatan Database dengan MS Access

MODUL I

PENGENALAN BASIS DATA I

A.    Tujuan

1. Mahasiswa dapat memahami beberapa jeni database yang banyak digunakan dalam membangun. 
2. Mahasiswa dapat memahami MS Access.

B.    Landasan Teori

Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran,pencatatan,pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data. Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang.

Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama. Contohnya data mahasiswa, data dosen,dll. Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran untuk entry data, laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan database. Untuk menyimpan informasi yang ada dalam Database diperlukan table. Salah satu contoh bentuk table adalah sebagai berikut :

Jadi Database secara mudah dapat digambarkan sebagai kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi dan membentuk suatu tujuan tertentu. Contoh : Database Akademik, Database Perusahaan, dll.

Berikut ini terminology atau istilah yang dipergunakan dalam Database :

• Database: Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
• Data: fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.
• Tabel : Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record.
•  Field : disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.
• Record : disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom/field.
  

Microsoft Access

DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada system computer. Microsoft Access adalah salat satu dari Relasional Database Management System. Database pada Access lebih dari sekedar data. Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain diantaranya :

Queri

Forms

Reports

Macros & program visual basic

Semua obyek ini disimpan dalam file <filename>.mdb. Untuk menjalankan MS Access, pada Windows klik tombol Start kemudian pilih menu Microsft Acces pada menu yang tersedia.
Setelah itu klik tombol Blank Database:

 

 Pada sisi kanan akan muncul lokasi penyimpanan file databasesnya lalu create.

Pada tampilan halaman awal MS Access 2007, secara default sudah dibuatkan satu tabel dengan nama table1 dan satu field ID. Untuk menambahkan field-field yang lain bisa dengan cara klik dua kali Add New Field dan menggantinya.

Supaya lebih mudah dalam pembuatan field-fieldnya bisa dengan cara klik kanan pada table1 dan pilih Design View. Pada halaman ini akan ditampilkan field dan pilihan tipe datanya.

C.    Alat dan Bahan

1.     Komputer dengan system operasi Windows.

2.     Program aplikasi MS Office 2007.

3.     Modul Praktikum Sistem Basis Data.

D.    Langkah-langkah Praktikum.

   Percobaan 1: 

1. Buka MS Access.  

2. Simpan File dengan nama Akademik.

3. Buatlah tabel dengan nama Mhs dan field-field baru dengan tipe data dan ukuran seperti  berikut.

NIM                           : text(10)

NAMA                       : text(30)

TEMPAT_LAHIR       : text(20)

TANGGAL_LAHIR   : Date/Time

ALAMAT                   : text(50)

TELEPHONE             : Number(Integer)

 

4. Isilah tabel Mhs minimal 10 baris (rekord) dari data teman-teman anda.

 5.      Buatlah Form untuk tabel Mhs.

 6.      Isi beberapa baris lagi tabel Mhs dengan menggunakan form.

Lalu save atau ctrl+s

Dan cek pada table dengan merefresh.

Percobaan 2: 

1. Buatlah tabel baru database Akademik dengan nama Matkul dan field-field sebagai berikut:

KODE               : text(10)

MATKUL         : text(40)

SKS                   : Number(Integer)

SEMESTER      : Number(Integer)

 

 2. Istilah tabel Matkul minimal matakuliah yang ada ambil pada semester ini.

 

     3. Buat form untuk tabel Matkul.

 4. Isi beberapa baris lagi tabel Mhs dengan menggunakan form.

    Save dan cek pada tabel

E.    Analisa

Praktikum basis data modul 1 tentang pengenalan Basis data disini saya mengerti akan pembuatan data base menggunakan Microsoft Acces. Dari mulai pembuatan data base hingga pembuatan tabel dengan atribut-atributnya. Terdapat juga tipe-tipe data seperti number,text,memo,date/time dll. 

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

Dalam percobaan pada kegiatan di modul ini menggunakan beberapa data type di dalam Table Microsoft Access yang sebagai berikut :

Tabel adalah tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record.

Field adalah bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.

Text yaitu data yang bisa diisi dengan nilai kombinasi antara text dan number, dengan maximum karakter sebanyak 255 karakter.

Datetime adalah sebuah kombinasi dari waktu (jam) dan tanggal. MySQL menampilkan waktu dan tanggal dalam format 'YYYY-MM-DD HH:MM:SS'. Jangkauan nilainya adalah '1000-01-01 00:00:00' hingga '9999-12-31 23:59:59'.

Number adalah data dengan jenis number (angka) yang digunakan untuk kalkulasi matematika dan keperluan lainnya. Umumnya number ini terdiri dari 1, 2, 4 dan 8 bytes data.

F.    Tugas

1. Jelaskan mengapa dibutuhkan data! 
2. Jelakan manfaat database dan contohnya! 
3. Untuk menentukan jenis database yang digunakan, apa yang menjadi acuan dalam pemilihan database tersebut? 
4. Jelaskan istilah atau terminology yang digunakan dalam database,table,field,record! 
5. Bandingkan perbedaan pengolahan data secara manual dengan menggunakan system database. 
6. Mengapa dibutuhkan DBMS? 
7. Pada percobaan diatas ada beberapa field yang tipe data dan ukurannya berbeda. Jelaskan!

    

Penyelesaian :

1.  Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data. Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang. Sehingga definisi dari data adalah informasi yang mengandung arti.

2.       Adapun manfaat database adalah:

• Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi. 
• Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya. 
• Mengatasi kerangkapan data (redundancy data). 
• Menghindari terjadinya inkonsistensi data. 
• Mengatasi kesulitan dalam mengakses data. 
• Menyusun format yang standar dari sebuah data. 
• Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser). 
• Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data. 
• Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

3.   Acuan dalam pemilihan database :

      a)      Pendeskripsian kebutuhan informasi dan data

b)      Spesifikasi data

c)      Pemrosesan yang diperlukan oleh data

d)     Pertimbangan keamanan

e)      Kecocokan dengan tipe aplikasi

f)       Bahasa query

g)      Biaya tak langsung terhadap pemrosesan

4.  Istilah atau terminology yang digunakan dalam database

• Database          : Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan. 
• Table                : objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.. 
• Field                : disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data. 
• Record           : disebut juga dengan baris, yaitu kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

5.     Pengolahan data secara manual lebih mengandalkan operasi dengan bantuan tangan dan alat seperti pensil, pulpen, kertas, dll. Maka dari itu pengolahan ini lebih membutuhkan banyak berkas dan penyimpanan untuk menyimpan berbagai data dan informasi, keamanannya pun lebih rentan, data terbatas untuk dibagi, integritas data kurang. Sifatnya konkrit. Sedangkan pengolahan data pada sistem database lebih praktis, dapat meminimalkan duplikasi data, integritas data tinggi, keamanan lebih terjamin, dan sharing data lebih mudah. Keduanya berbeda terletak pada media penyimpanan.

6.     Untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien dan untuk mendeskripsikan data serta relasi, mendokumentasikan susunan serta pendefinisian data, mengorganisasikan dan menaruh data untuk akses yang selektif/diambil secara efektif, interaksi antara user dengan sumber daya data, menjamin perlindungan dan keamanan sumber daya data

7.     Pada tabel Mhs, terdapat 6 field yaitu: NIM, NAMA, TEMPAT_LAHIR, TANGGAL_LAHIR, ALAMAT, TELEPON. Masing-masing field diatur sesuai tipe data yang dibutuhkan, pada field NIM diatur tipe data text, berarti pada record dapat diisikan data berupa teks huruf, angka, dan simbol-simbol lain. Ukuran tipe data pada field NIM diatur sepanjang 10, artinya digit maksimum yang dapat dimasukkan ke dalam record adalah 10 digit. Jika data yang dimasukkan lebih dari 10 digit, maka digit ke-11 dan berikutnya tidak akan terbaca. Untuk pengaturan maksimum defaultnya sendiri adalah sepanjang 255 digit. Kemudian pada field NAMA, sama-sama diatur tipe data text, namun panjang ukurannya berbeda, yaitu 30, artinya kita dapat memasukkan digit maksimum ke dalam record yaitu sepanjang 30 digit, melebihi 30 data ke-31 dan seterusnya tidak akan terbaca.